Blog Listesi

İK’da da İşlev Önemli Tabii Ama Nasıl?

Bir yıl kadar önce, Youtube kanalında takip ettiğim “Firing Line with Bill Kutik” programında Bill Kutik’in Gartner başkan yardımcısı ve analistlerinden Melanie Lougee ile ilginç bir söyleşisi vardı. Gartner tarafından yapılan araştırmada SAP, ORACLE ve WORKDAY firmalarının insan kaynakları yazılımlarının işlevselliği üzerinden bir araştırma yapılmış ve hepsinin sonuçları birbirine çok çok yakın çıkmıştı. Konu da bunun üzerine idi.

Melanie Lougee söyleşide, araştırmanın yapısına göre; her yazılımın her İK temel süreci işlevleri bazında müşteri memnuniyeti açısından değerlendirmesinin yapıldığını, dolayısı ile belirlenmiş standart bir ölçüm tekniği üzerinden karşılaştırma yapılmadığından salt bu rapora bakarak karar verilmesinin doğru sonuçlar getirmeyebileceğini söylüyordu. Sonuç olarak her müşterinin kendi ihtiyaçlarını “seviyeleri ve ayrıntıları ile birlikte belirleyip” yazılım seçiminde kendi beklenti ve ihtiyaçlarının karşılanma seviyelerine ve karşılaşılacak maliyete göre karar vermeleri gerektiğini vurguluyordu.

Geçenlerde de sanırım Facebook üzerindeki paylaşımlardan birinde yıllar önce cep telefonu ile ilgili dünyaca ünlü bir markanın yaptığı “Cep telefonunuzdan her yerde televizyon seyredebileceksiniz” temalı bir reklamını gördüm. Reklamda yüzler tabii biraz abartılı oluyor, ama şu anda bizim için çok komik ve hatta “ne var bunda” diyeceğimiz bir işlevsellik şaşkın yüzlerle anlatılıyor. Tabii, bu arada o zamanlar bu tür yenilikçi paylaşımları ile önde olan markanın bu yarışta sona kalması ve bir ara faaliyetlerini durdurması da ayrı bir tartışma konusu.

Bunun İK işlevleri ile ne ilgisi var diyeceksiniz. Ama telefondaki işlevselliği vurgulayan böyle bir reklamı görünce yukarıda anlattığım söyleşi de aklıma geldi ve durumu açıklayacak güzel bir örnekle karşı karşıya olduğumu gördüm. Sizlerle de paylaşmak istedim.

Düşünün şimdi, Graham Bell telefonu 1876 yılında icat etti. Dört yıl sonra, 1880 yılında Amerika’da 35 eyalette 70,000 civarında abone birbirleri ile oturdukları yerden konuşabiliyordu. Büyük bir işlevsellikti bu. Sonra bu işlevselliğin tüm dünyaya yayılması, konuyu çok uzatmadan, ardından telsiz, uydu ve internet iletişiminin gelişmesi ile, televizyon seyretmeyi bıraktım, sadece telefon ile iletişim işlevinde bile çok büyük gelişmeler yaşandı. Öyle ki:

• Önce sadece iki kişi arasında yapılabilen görüşme, bölgeye ve ülkeye, sonra dünyaya yayıldı.
• Sonra uluslararası görüşme sistemleri kuruldu.
• Sonra uydu ve internet iletişimi aracılığı ile sadece belli sabit mekanlardan yapılabilen görüşmeleri insanlar sokaklarda istedikleri yerde, hatta çöllerde, açık denizlerde ve dağlarda medeniyetin ulaşmamış gibi göründüğü noktalardan bile yapmaya başladılar

Dikkat ederseniz, şu ana kadar sadece tek bir işlevden bahsettik: Birilerinin uzak iki noktadan birbirleri ile telefon görüşmesi yapması. Yani temel işlev 1876 yılında Graham Bell ile Thomas Watson arasında yapılan ne ise o. Peki bugün, o gün kullanılan telefon sistemi ile gündelik hayatımızı yürütebilir miyiz? Tabii o telefon cihazlarını çok değerli antikalar olarak müzayedede satıp yerine en gelişmiş cep telefonlarından alırsak evet :) Başka bir açıdan bakarsak; Graham Bell, Thomas Watson ve etrafındakilere o günkü telefonun işlevi hakkındaki memnuniyet seviyesi sorulsa, bugün sokaktaki herhangi bir insanın elindeki modern cep telefonundan duyduğu memnuniyet seviyesinden çok daha yüksek bir değerlendirme alınabileceğinden de hiç şüphem olmaz.

Hele bugün; resimli görüşme olanağı, televizyon, video, nabız ölçme, fotoğraf ve video çekme vb. gibi o gün Graham Bell gibi bir bilim adamının bile aklından geçmeyen işlevsellikle donatılmış bir cep telefonu düşünün. Birçok insana sorduğunuzda elindeki telefon için işlevsellik açısından vereceği memnuniyet puanı Graham Bell’in ya da etrafındakilerin o günkü telefon cihazına vereceğini geçemeyecektir.

Sonuç olarak:

1. İnsanların memnuniyet düzeyleri o andaki kendi dünyaları, ihtiyaçları, bildikleri ve hayal edebildikleri ile orantılı olacaktır.
    
2. İki farklı insana, yöntemleri belli standart ölçüm kriterleri üzerinden karşılaştırma yaptırmadan, iki farklı nesneyi değerlendirttiğinizde, alınan sonuçlar o iki nesnenin birbirlerine göre iyiliği, kullanılabilirliği ya da gelişmişliği açısından güvenilir bir karşılaştırma olanağı sağlamayacaktır.

İnsan Kaynakları Yönetimi yazılımları özeline dönersek; demem o ki, şu anda benim incelediğim kadarı ile, dünya üzerinde net kriterler üzerinden yazılımların işlevsellik düzeylerini birbirleri ile güvenilir bir şekilde karşılaştırabilen herhangi bir araştırma yok. Tüm araştırmalar belli bir sistemi kullanan müşterilerin kendi dünyalarına görece yaptıkları sübjektif değerlendirmelere dayanıyor. Dolayısı ile yanılma payları çok yüksek. Bu araştırmalara göre karar verirseniz sadece kalabalığın bir kısmına uymuş olursunuz. Ama gerçekten, verdiğiniz kararın sonucunda belki de sizin şimdiden öngöremediğiniz ihtiyaçlarınızın tam olarak ve uygun maliyetler ile karşılanıp karşılanamadığını bilemeyeceksiniz. Karşılaştırmalar ve çoğunluğun tercihi tabii ki sizi bir yerlere yönlendirecek, ama bugünün dünyasında algı yönetimi ile çoğunlukların tercihlerinin nasıl yönetilebildiğinin de akıldan çıkarılmaması gerekiyor. O nedenle, eğer böyle bir karar arifesinde iseniz, sizlere sağlıklı sonuca gidebilmek için birkaç pratik yöntem listeledim:

1. Tabii, öncelikle karar vereceğiniz konu hakkında bilgi sahibi olmanız gerekiyor. Bu soruyu kendinize dürüstçe sorun. Cevabınıza göre, bu konuda bilgi sahibi güvenilir ve bağımsız danışmanlar ile birlikte de çalışmanız gerekebilir.
    
2. Kurumunuzun büyüklüğünü, benzer büyüklükteki benzer kurumlarda bugüne kadar neler yapılabilmiş olduğunu, başarılı örnekleri inceleyin. Bu başarı hikayelerine sizin ne kadar ihtiyacınız olduğunu değerlendirerek ihtiyaçlarınızı önceliklendirin.
    
3. Kurumunuzun İnsan Kaynakları Yönetim işlevleri konusundaki geçmişi ve olgunluk seviyesi, hangi işlevlerde ne gibi oturmuş, kurum içinde kabul edilmiş süreçlere sahip olduğunu, hangi süreçlerde hangi işlevlerin ne bağlamda ve ne derecede değiştirilmek istendiğini belirleyin. Yani her süreç için hangi öncelikte ve hangi zamanlamada nasıl bir iç kaynak ve dış kaynak desteği ile neler yapmak istediğinizi bulduğunuz başarılı ve başarısız örnekleri de gözlemleyerek belirleyin.
    
4. Size, sizin faaliyet bölgelerinizde hızlı ve kaliteli hizmet de sağlayabilecek ürün sahibi firmaları listeleyin ve muhakkak hepsi ile ayrıntılı görüşmeler yapın. Hepsi size farklı bakış açıları verecektir. Bunları anlamaya ve kendi özelinize uyarlamaya çalışın.
    
5. Bu görüşmelerde firmalar hakkında şu bilgileri karşılaştırmak maksadı ile aynı format üzerinden toplamaya çalışın ve puanlayın:
   1. Firmanın geçmişi ve sizin ürün / hizmet istediğiniz konulardaki birikimi, referansları.
       
   2. Firmanın geleceğe dönük planları ve vizyonu, konuya yaklaşımı.
       
   3. Firmanın referansları içinde sizin istediğinize benzer uygulamalardan hayata geçirilmiş örneklerin varlığı ve başarı seviyesi.
       
   4. Orta ve uzun vadede firmanın sizi ürünü ve hizmetleri ile desteklemeye devam edebileceğini gösteren sürdürülebilirlik puanı.
       
   5. Firmanın, sizin farklılaşabilecek ihtiyaçlarınıza çözüm yaklaşımı ve esnekliği.
       
   6. Firmanın sizin ihtiyaçlarınızın ne kadarını tek bir ürün ile karşılayabildiğinin yüzdesi (Bu artık tüm araştırma firmaları tarafından hemfikir olunan bir konu. Bazı noktalarda cazip gelse de İnsan Kaynaklarının tüm temel süreçlerini tek bir ortamda içermeyen yazılımların bir arada çalıştırılması için gereken işletme maliyetleri diğer alternatife göre çok yüksek iken başarı ve özellikle sürdürülebilirlik oranları da zaman içinde daha düşük oluyor).
       
   7. Tabii, değerlendireceğiniz ürünün, sadece kısıtlı bir bordro modülü ile değil, tüm İK modülleri ile bulunduğunuz ülkenin yerel mevzuatı ve iş hukukuna ne kadar uygun tasarlanmış olduğu ve firmanın bu konuda size nereye kadar sürdürülebilir hizmet sağlayabileceği de çok önemli unsurlar.
       
   8. Son olarak, belirlediğiniz kapsam çerçevesinde özellikle de uyarlama çalışmaları olacak bir projenin muhtemel uygulamaya alma süresini de öğrenin ve değerlendirin. Özellikle bugünün teknolojik gelişim hızında uygulamaya alma ve uyarlama süresi 1-2 yıla yayılabilecek projelerde yazılımların güncelleme ihtiyacının da nasıl karşılanacağı önceden planlanmış olmalı.
       
6. İncelediğiniz başarılı örnekler ile birlikte yapacağınız görüşmelerde aday ürünleri incelerken de aşağıdaki konulara özen gösterin:
    
   1. Öncelikle, sadece yansılar üzerinden yapılan sunumlar ile yetinmeyin. Her süreç için ürünün örnekler ile kullanımını atölye çalışmaları yaparak ilgili süreç yetkilileriniz ile birlikte izleyin ve puanlayın.
       
   2. Ürün atölye çalışmalarına başlamadan önce kendi mevcut süreçlerinizi, sıkıntılarınızı, elde etmek istedikleriniz, kısa, orta ve uzun vadede ihtiyaçlarınızı belirlemiş olun.
       
   3. Ürünlerin anlatımında sadece kendi süreçlerinizle kendinizi sınırlamayın. Eğer ürünü sunan sizin belirttiğiniz ihtiyaca farklı bir şekilde cevap verebileceğini söylüyor ise örnek ile göstermesini isteyin ve çözümü tartışın. İkna oluyor gibi iseniz, o zaman çözümün kullanıldığı bir örnek firma isteyin ve kıyaslama çalışması yapmayı talep edin.
       
7. Projeye başlamak için gerçekçi bir plan yapın. Önce kendi ödevlerinizi yapmadan da yola çıkmayın.
    
8. Sloganlara kanmayın, özellikle ilk bakışta şık ve kolay gibi görünen çözümleri detay sorular ile ayrıntılı olarak inceleyin.
    

Kurum içindeki iş yaşamınızın kısıtlı olduğunu düşünerek hızlı hareket etmek ve bir an evvel devreye alabileceğiniz çözümlerle yola çıkmak düşüncesi size cazip gelebilir. Ama bu meslekte devam edecekseniz, siz orada olmasanız bile, sizin başlattığınız bir projenin başarısı ya da başarısızlığı sizin hanenize yazılacak ve hayatınız boyunca sizi takip edecektir. Telefondan televizyon seyredilebileceğini öngörüp reklam yapan ve sonradan telefon konuşması işlevini bile karşılayacak takati kalmayan bir firma durumuna düşmeyin. O firmanın yöneticileri bugün de aldıkları kararların sonuçlarından etkileniyordur eminim.